Nel mondo della protezione dati, esiste un confine sottile ma fondamentale tra “essere a norma” e “poter dimostrare di esserlo”. Questo confine è tracciato dall’Accountability, ovvero il principio di Rendicontabilità introdotto dall’Art. 5, par. 2 del GDPR.
Se prima del 2018 la privacy era spesso vissuta come un insieme di moduli da compilare (una “check-list” statica), oggi è un processo dinamico e proattivo. In questo articolo esploreremo cosa significa davvero essere accountable e come tradurre questo concetto astratto in azioni quotidiane per aziende ed enti.
Indice
Cos’è il Principio di Accountability (Rendicontabilità) nel GDPR?
In termini semplici, l’Accountability non ti chiede solo di rispettare i principi del GDPR (liceità, correttezza, trasparenza, ecc.), ma ti impone di essere in grado di dimostrare, in qualsiasi momento e con prove documentali, di aver adottato misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.
È il passaggio dalla formalià alla sostanza. Non basta non avere violazioni; bisogna dimostrare di aver fatto tutto il possibile per evitarle.
Esempi Concreti di Accountability per Aziende ed Enti
Per capire come un’azienda o un ente pubblico possa “rendicontare” la propria attività, guardiamo a quattro scenari quotidiani:
1. La Formazione del Personale
- Approccio passivo: “Ho detto ai miei dipendenti di stare attenti alle email di phishing.”
- Approccio Accountability: Il Titolare organizza sessioni formative periodiche, raccoglie le firme di presenza, somministra dei test di apprendimento finali e conserva i verbali. Se un dipendente commette un errore, l’azienda può dimostrare al Garante di averlo istruito correttamente.
2. La Scelta dei Fornitori (Software, Cloud, Consulenti)
- Approccio passivo: “Uso questo software perché lo usano tutti o perchè costa poco.”
- Approccio Accountability: Prima di adottare un nuovo strumento, l’azienda effettua una due diligence. Invia un questionario al fornitore sulle sue misure di sicurezza, verifica dove risiedono i server e formalizza la Nomina a Responsabile del Trattamento (Art. 28). Tutta questa istruttoria viene archiviata.
3. La Sicurezza Informatica e il Rischio
- Approccio passivo: “Abbiamo un antivirus e una password.”
- Approccio Accountability: L’azienda redige un documento di Analisi dei Rischi. Se decide di non implementare l’autenticazione a due fattori (2FA) su un determinato sistema, deve mettere per iscritto il perché (es. costo sproporzionato rispetto al rischio minimo) e quali misure alternative ha adottato. L’Accountability è anche saper giustificare le proprie scelte.
4. Gestione dei Data Breach
- Approccio passivo: “Se perdiamo dei dati, cerchiamo di risolvere il problema.”
- Approccio Accountability: L’ente predispone una procedura scritta di gestione delle violazioni e tiene un Registro dei Data Breach. In questo registro vengono annotati anche gli “incidenti minori” che non sono stati notificati al Garante, motivando per iscritto il perché si è ritenuto che il rischio non fosse elevato.
Come Dimostrare la Conformità: Checklist e Documenti Necessari
Per un’organizzazione, dimostrare la rendicontabilità significa produrre e mantenere aggiornati questi pilastri:
- Registro delle Attività di Trattamento: La mappa aggiornata di “chi fa cosa” con i dati.
- Valutazioni di Impatto (DPIA): Per i trattamenti più rischiosi (es. videosorveglianza o profilazione).
- Policy e procedure Interne: Regolamenti sull’uso di internet, della posta elettronica, dei dispositivi aziendali, di clean desktop management, di cancellazione sicura dei dati, procedure per gestire le richieste degli utenti, per valutare e nominare i responsabili dei trattamenti, per formare e incaricare si trattamenti i nuovi dipendenti ecc…
- Audit Periodici: Verbali di controlli interni o esterni che attestino che le procedure vengono effettivamente seguite.
Sanzioni e Vantaggi della Responsabilizzazione GDPR
L’Accountability non deve essere vista come un peso burocratico. Un’azienda che sa documentare i propri processi è un’azienda più ordinata, sicura e affidabile.
Di fronte a un’ispezione del Garante, avere documenti chiari e processi tracciabili è l’unica vera difesa. Di fronte al mercato, è un marchio di serietà che distingue i professionisti dagli improvvisati.
Sempre più spesso i clienti qualificano i propri fornitori tramite questionari di valutazione e audit richiedendo di allegare anche procedure che testimoniano il rispetto del principio di accountability.
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